Как выполняется запись в трудовой книжке об изменении фамилии на основании свидетельства о заключени

Запись в трудовой книжке о смене фамилии: образец 2018 года

Процедуру внесения записей в трудовую книжку обязательно предваряет заявление сотрудника о смене фамилии и изданный на его основании приказ руководителя организации. Без этих документов никакие записи в книжку вносить нельзя.

К заявлению должны быть приложены копии документов, подтверждающие смену фамилии сотрудницей или сотрудником. Такими документами выступают:

1. Паспорт.
2. Свидетельство о заключении брака.
3. Или свидетельство о смене фамилии (если работник меняет фамилию без заключения брака).

После подачи заявления и выпуска распоряжения об изменении фамилии сотрудницы во всех документах, можно перейти к смене фамилии в трудовой книжке. Образец 2018 года выглядит следующим образом и помогает сделать это без ошибок:

Порядок действий таков: старую фамилию нужно перечеркнуть одной чертой и рядом написать новую. Затем на форзаце (внутренняя сторона обложки) необходимо пояснить причину исправления. При этом обязательна ссылка на документы, послужившие основанием для внесения данных корректив (п. 2.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 и п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Как ни странно, обязанность работника сообщать своему руководству о смене фамилии действующим законодательством прямо не предусмотрена. Однако возможность привлечь его к ответственности за несвоевременное сообщение об этом факте всё же можно. Это тот случай, когда соблюдены 3 следующих условия:

• обязанность сообщать о факте смены фамилии есть в должностной инструкции работника, трудовом контракте или в локальном акте (например, положении о работе с персональными данными);
• в этих документах прямо указан срок, в течение которого работник обязан сообщить нанимателю о смене имени;
• сотрудник поставил свою подпись об ознакомлении с локальным актом или должностной инструкцией.

Почему вопрос актуальности Ф.И.О. сотрудника так важен для организации, где он работает? А потому что это повлечёт многочисленные нестыковки и ошибки в отчётности в Пенсионный фонд (СЗВ-М и др.) и налоговую (справки 2-НДФЛ и др.). Вплоть до реальных административных штрафов.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Делопроизводство

В жизни иногда бывают ситуации, когда человек меняет свою фамилию.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Такое событие влечет за собой ряд формальностей, которые требуют внесения изменений в документацию. Это важное обстоятельство, т.к. они могут утратить свою действительность из-за перемены персональных данных личности.

Как правильно произвести переоформление в трудовой книжке в связи с тем, что человек сменил личные параметры? Здесь вы можно увидеть образец оформления при смене фамилии записи в данном документе.

Самые частые ситуации, касающиеся перемены фамилии, — это замужество или развод. когда сотрудница вносит изменения в свои личные данные.

Обычно она ставит об этом в известность администрацию предприятия на основании полученных юридических бумаг из ЗАГСА.

Какой же порядок предусмотрен при внесении изменений в личное дело и другую документацию предприятия?

Есть 2 обстоятельства, которые влияют на внесение изменений в трудовую книжку:

• Если сотрудник изменил свою фамилию или иные личные данные, то внесения в трудовую книжку должен выполнить тот работодатель, у которого он работал на момент изменения личных данных.
• Новый работодатель имеет право внести поправку в связи с переменой личных данных, если по каким-то причинам они не были исправлены на предыдущем месте работы, а сотрудник уже уволился и поступил на работу к нему.

В любом случае, прежде чем внести изменения в личные формуляры, сотруднику из отдела кадров необходимо проверить наличие официальных свидетельств, подтверждающих данное обстоятельство.

Обоснование, по которым необходимо потребовать письменные законные бумаги, изложено в п. 26 Постановления Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 года № 225.

Как оформляется изменение фамилии в трудовой книжке?

Чтобы сотрудник, отвечающий за кадровые вопросы, удостоверился в законности перемены фамилии, ему необходимо потребовать от трудящегося заявление с копиями прилагаемых свидетельств.

Если необходимо произвести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества, то необходимо получить копию нового паспорта и свидетельство о браке.

В случае, когда она изменена по причине развода, то и свидетельство должно быть приложено соответствующее — о расторжении брака.

Как оформляется акт передачи трудовых книжек при увольнении ответственного лица? Смотрите тут.

Изменение записей при смене данных производиться поэтапно:

1. Вначале вносят исправление в специально отведенную графу, где вписывают фамилию на первом листе при развороте брошюры: прежнее слово вычеркивают ровной линией, и если позволяет место рядом вписывают новый параметр. Можно также надпись разместить сверху над вычеркнутым словом.
2. Основные параметры из свидетельства, выданного в ЗАГСе, выписывают на внутреннюю сторону обложки так, чтобы осталось место для внесения реквизитов очередного документа, если вдруг снова придется вносить изменения. Опытные кадровики рекомендуют экономить здесь место для указания возможных подобных исправлений.
3. Ниже записи о серии и номере свидетельства и других данных ответственное лицо за кадровый состав предприятия ставит свою визу и личные параметры. На подписи ставят печать таким образом, чтобы можно было прочесть все слова.

Запись должна быть сделана разборчивым почерком без исправлений и подчисток.

Пример:

Внесение записи при изменении фамилии

Основанием для внесения поправок в трудовую книжку является приказ руководителя.

Сотрудник ставит в известность о произошедшем событии, которое стало причиной изменения данных об идентификации его личности.

Сотрудник отдела кадров должен поднять личное дело трудящегося и оформить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору.

Он вносит соответствующие изменения в трудовую книжку и знакомит его с результатом своей работы.

Чтобы бланки в личном рабочем деле сотрудника были действительными в случае, если у него произошли какие-то изменения в индивидуальных данных, ему необходимо написать заявление и предоставить подтверждающие бумаги.

По правилам п. 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек (Постановление №69 Минтруда России от 10.10.2003) замена данных о фамилии, имени, отчестве и дате рождения выполняется на основании предоставленного самим сотрудником нескольких юридических бумаг.

Это:

• паспорт;
• документ о рождении;
• документ о браке (расторжении брака);
• другие бумаг, выданных госорганами РФ.

Обязательно на внутренней стороне обложки брошюры указывают ссылку на их номер и дату.

Порядок проведения данной процедуры предусматривает оформление двух документов, дающих основание для внесения поправок:

• Заявление сотрудника о просьбе внести изменения в личное дело.
• Приказ отделу кадров произвести соответствующие исправления в отношении такого сотрудника.

Рассмотрим подробнее, как изменить фамилию в личном деле по заявлению трудящегося и приказу руководителя предприятия.

Форма заявления стандартная, т.е. работник обращается к директору организации с просьбой о внесении новых данных в его личные документы, подтверждающие его трудовые отношения с работодателем.

Обязательно под датой и росписью заявителя необходимо в приложении указать перечень копий паспорта и свидетельства, на основании которых нужно произвести смену индивидуальных параметров трудящегося.

Образец:

Руководитель визирует заявление подчиненного и дает распоряжение издать приказ об исправлении старых данных работника на новые.

Пример:

После оформления и утверждения приказа об использовании новой фамилии сотрудника необходимо произвести обновление записей в таких бумагах:

• в личном деле исправляют в карточке информацию о работнике;
• переоформляют документацию по лицевым счетам;
• обновляют измененную в отношении сотрудника персонализацию во всех других кадровых и бухгалтерских бланках, где есть индивидуальные данные трудящегося.

Внесение изменений в личную карточку может быть выполнено разными способами.

Рассмотрим подробнее пример:

Наиболее распространенный вариант, когда работница после свадьбы берет данные своего мужа, — например, была Анохина — стала Данильченко.

Девичью фамилию зачеркивают чертой и если позволяет место рядом вписывают новую.

На внутренней стороне обложки вносят название официальной документации, серию, номер и дату, например, «Свидетельство о регистрации брака II-ВВ №342876 от 11.04.2015 г.» Под этой записью кадровый сотрудник должен поставить подпись с указанием своих данных и поставить печать. Обязательно необходимо указать дату выполнения обновления. Если же не хватает места, то запись о персональном параметре вносят над вычеркнутым словом.

Параметры о свидетельстве, в соответствии с которым изменяют запись с подтверждением достоверности ее подписью кадрового сотрудника, можно указать также в карточке, где есть место в разделе «Дополнительные сведения».

Иногда кадровики распечатывают бланк страницы из карточки трудящегося с новыми параметрами, а на старом листе оставляют пометку об его замене.

Не все кадровые служащие сходятся в едином мнении, что при смене личного параметра необходимо подписывать новый трудовой договор или оформлять дополнительное соглашение к нему.

Но есть противники таких действий, считающие что приложение к основному контракту должно быть заключено по причине произошедших перемен в персонализации трудящегося. Основание такого принципа действий описано в статье 57 ТК РФ.

В ней допускается редактирование текста только с целью несения недостающих сведений, а не измененных.

Поэтому при смене персональных данных работников нужно подписывать дополнительное соглашение.

Как пройти тестирование при приеме на работу? Узнайте тут.

Для чего нужна голограмма в трудовой книжке? Информация — здесь.

Кадровому инспектору необходимо не только внести изменения фамилии в документацию, а еще и получить у сотрудника новый образец подписи, об этом не стоит забывать.

Бывает, что после расторжения брака возвращают вновь на ту фамилию, которая была до супружества. В таких случаях необходимо указать, что брачная фамилия заменена на добрачную, на основании свидетельства о расторжении брака.

Пример:

Следующий брак также необходимо отразить в трудовой книжке, как и первый.

Если перемена фамилии произошла во время повторного брака с одним и тем же человеком, то в записи указывают, что старая изменена на новую на основании свидетельства о браке, так же как при возврате ее при расторжении брака.

В инструкции есть информация о порядке исправления ошибочной записи, но по вопросу титульного листа она отсутствует.

Процедура исправлений параметра личности трудящегося в трудовой книжке рассматривается в 26 пункте (Правила) и пункте 2.3 (Инструкция). В них сообщается о том, что фамилию можно изменить на основании личных документов, но как исправлять ошибки не описывается.

Если трудовая оформляется впервые, то в случае ее неправильного заполнения она подлежит уничтожению.

Это рассматривается в п. 42 Правил. В соответствии с п. 48 работодатель должен заплатить за ее замену.

Но как быть, если трудовая книжка уже имеет записи с предыдущих мест работы? В таких случаях необходимо вносить изменения с пометкой «взамен ошибочной» под роспись и печать.

Всегда нужно помнить, что, прежде всего, руководитель несет ответственность за учет и хранение трудовых книжек, т.к. он назначает сотрудников отдела кадров. Назначенные им должностные лица за нарушение учета или хранения несут дисциплинарные наказания и другие санкции, предусмотренные в законодательных актах.

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:
   • Москва и Область – +7 (499) 703-16-92
   • Санкт-Петербург и область – +7 (812) 309-85-28
   • Регионы – 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Как выполняется запись в трудовой книжке об изменении фамилии на основании свидетельства о заключении брака?

При изменении паспортных данных возникает необходимость замены других документов или внесения в них определенной записи. Документация, не отражающая актуальные персональные данные о гражданине, становится недействительной. Чаще всего с такой ситуацией сталкиваются женщины, сменившие фамилию после замужества.

Самыми распространенными причинами для смены фамилии являются замужество и развод. После получения официального свидетельства из загса сотруднице необходимо уведомить о произведенных изменениях в персональных данных администрацию предприятия, где она осуществляет профессиональную деятельность, и предоставить сотруднику кадровой службы копию полученного документа.

Согласно установленному порядку, предусматривающему корректировку информации о работниках, существует два обстоятельства, влияющих на возможность поменять фамилию в трудовой книжке:

• если работником изменена фамилия или другие персональные данные, внесение соответствующей корректировки в трудовую производится кадровиком предприятия (учреждения, организации), где осуществлял профессиональную деятельность работник во время получения официального акта в государственном органе;
• если отметка об изменении персональных данных в трудовой книжке до момента увольнения работника не была проставлена, то разрешается производить запись об актуальных персональных данных на следующем месте трудовой деятельности.

Внесение изменений в трудовую книжку регламентируется «Инструкцией о ведении и хранении трудовых книжек». Данный документ считается основным пособием для работы сотрудников отдела кадров в любой организации. В нем подробно описан порядок действий при проставлении отметки о смене фамилии и представлен образец заполнения книжки:

1. Внесение исправлений в строку для фамилии, расположенную на первом листе трудовой после обложки. Прежнюю фамилию зачеркивают ровной линией, а новую вписывают рядом или располагают сверху над зачеркнутой строкой.
2. На внутренней стороне обложки вписывают основные данные свидетельства о браке (разводе), полученного в загсе. Запись должна вноситься компактно, чтобы осталось свободное место для данных следующего документа, если повторится факт смены личных данных. Также экономия места позволит произвести и другие аналогичные исправления.
3. Под отметкой о реквизитах свидетельства о заключении брака сотрудник кадровой службы подтверждает правильность указанной информации подписью с расшифровкой. На корректировке ставится печать предприятия. Оттиск печати не должен закрывать произведенную запись.
4. Отметка должна быть написана разборчиво, не допускаются исправления и подчистки при ее проставлении.

Какие документы являются основанием для внесения поправок в трудовую книжку?

В качестве снования для изменения личных данных в трудовой книжке сотрудник предприятия должен предоставить специалисту по кадровому делопроизводству заявление и копии документации, подтверждающей необходимость замены паспортных данных. Такими документами являются:

• паспорт гражданина РФ;
• документ о рождении;
• официальный акт о заключении (расторжении) брака;
• иные документы, полученные в государственных органах.

Также в заявлении указывается перечень документов, послуживших основанием для обращения. На заявлении работника ставится виза руководителя предприятия, после чего оформляется приказ об исправлении личных данных.

Помимо трудовой книжки изменение паспортных данных работника отражается в его личной карточке и трудовом договоре. В большинстве компаний сотрудники по кадровому делопроизводству при смене работником фамилии или иных паспортных данных оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору либо перезаключают его.

Некоторые работодатели вносят изменения в имеющийся трудовой договор, руководствуясь при этом статьей 57 Трудового кодекса. Однако согласно данной статье работодатель вправе вносить поправки в основные документы лишь в случае фиксирования недостающих данных. Изменение фамилии к данной ситуации не относится.

Изменение данных в личной карточке производится несколькими способами:

1. Если основанием для смены фамилии послужило замужество, прежняя фамилия перечеркивается ровной линией, а новая пишется рядом или над ней. На внутренней стороне формуляра указываются реквизиты документа, на основании которого вносятся корректировки. Запись утверждается печатью и подписью ответственного сотрудника с расшифровкой и датой корректировки
2. Специалист по кадровому делопроизводству заводит новую личную карточку для сотрудника, сменившего фамилию (имя, отчество). На старой карточке при этом производится отметка о замене.

В случае смены фамилии при заключения сотрудницей компании повторного брака процедура оформления документов в личном деле состоит из тех же этапов, что и при смене девичьей фамилии.

В инструкции о заполнении трудовых книжек содержится информация об исправлении ошибочных записей, но она не относится к титульному листу брошюры. Согласно 26 пункту инструкции фамилию работника можно изменить, основываясь на сведениях из полученных документов, имеющих юридическую силу, но вопрос ошибочных записей в данном документе не рассматривается.

При допущении ошибок в написании фамилии в трудовой книжке, которая выдается впервые, она уничтожается, а вместо нее заводится новая. При этом работодатель должен оплатить покупку нового экземпляра трудовой. Если книжка содержит неверные записи, оформленные на предыдущих местах профессиональной деятельности сотрудника, изменения вносятся с пометкой «исправленному верить». Правильность корректировки подтверждается подписью и печатью.

Как выполняется запись в трудовой книжке об изменении фамилии на основании свидетельства о заключении брака?

Как выполняется запись в трудовой книжке об изменении фамилии на основании свидетельства о заключении брака?

При изменении паспортных данных возникает необходимость замены других документов или внесения в них определенной записи. Документация, не отражающая актуальные персональные данные о гражданине, становится недействительной. Чаще всего с такой ситуацией сталкиваются женщины, сменившие фамилию после замужества.

Самыми распространенными причинами для смены фамилии являются замужество и развод. После получения официального свидетельства из загса сотруднице необходимо уведомить о произведенных изменениях в персональных данных администрацию предприятия, где она осуществляет профессиональную деятельность, и предоставить сотруднику кадровой службы копию полученного документа.

Согласно установленному порядку, предусматривающему корректировку информации о работниках, существует два обстоятельства, влияющих на возможность поменять фамилию в трудовой книжке:

• если работником изменена фамилия или другие персональные данные, внесение соответствующей корректировки в трудовую производится кадровиком предприятия (учреждения, организации), где осуществлял профессиональную деятельность работник во время получения официального акта в государственном органе;
• если отметка об изменении персональных данных в трудовой книжке до момента увольнения работника не была проставлена, то разрешается производить запись об актуальных персональных данных на следующем месте трудовой деятельности.

Внесение изменений в трудовую книжку регламентируется «Инструкцией о ведении и хранении трудовых книжек». Данный документ считается основным пособием для работы сотрудников отдела кадров в любой организации. В нем подробно описан порядок действий при проставлении отметки о смене фамилии и представлен образец заполнения книжки:

1. Внесение исправлений в строку для фамилии, расположенную на первом листе трудовой после обложки. Прежнюю фамилию зачеркивают ровной линией, а новую вписывают рядом или располагают сверху над зачеркнутой строкой.
2. На внутренней стороне обложки вписывают основные данные свидетельства о браке (разводе), полученного в загсе. Запись должна вноситься компактно, чтобы осталось свободное место для данных следующего документа, если повторится факт смены личных данных. Также экономия места позволит произвести и другие аналогичные исправления.
3. Под отметкой о реквизитах свидетельства о заключении брака сотрудник кадровой службы подтверждает правильность указанной информации подписью с расшифровкой. На корректировке ставится печать предприятия. Оттиск печати не должен закрывать произведенную запись.
4. Отметка должна быть написана разборчиво, не допускаются исправления и подчистки при ее проставлении.

Какие документы являются основанием для внесения поправок в трудовую книжку?

В качестве снования для изменения личных данных в трудовой книжке сотрудник предприятия должен предоставить специалисту по кадровому делопроизводству заявление и копии документации, подтверждающей необходимость замены паспортных данных. Такими документами являются:

• паспорт гражданина РФ;
• документ о рождении;
• официальный акт о заключении (расторжении) брака;
• иные документы, полученные в государственных органах.

Также в заявлении указывается перечень документов, послуживших основанием для обращения. На заявлении работника ставится виза руководителя предприятия, после чего оформляется приказ об исправлении личных данных.

Помимо трудовой книжки изменение паспортных данных работника отражается в его личной карточке и трудовом договоре. В большинстве компаний сотрудники по кадровому делопроизводству при смене работником фамилии или иных паспортных данных оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору либо перезаключают его.

Некоторые работодатели вносят изменения в имеющийся трудовой договор, руководствуясь при этом статьей 57 Трудового кодекса. Однако согласно данной статье работодатель вправе вносить поправки в основные документы лишь в случае фиксирования недостающих данных. Изменение фамилии к данной ситуации не относится.

Изменение данных в личной карточке производится несколькими способами:

1. Если основанием для смены фамилии послужило замужество, прежняя фамилия перечеркивается ровной линией, а новая пишется рядом или над ней. На внутренней стороне формуляра указываются реквизиты документа, на основании которого вносятся корректировки. Запись утверждается печатью и подписью ответственного сотрудника с расшифровкой и датой корректировки
2. Специалист по кадровому делопроизводству заводит новую личную карточку для сотрудника, сменившего фамилию (имя, отчество). На старой карточке при этом производится отметка о замене.

В случае смены фамилии при заключения сотрудницей компании повторного брака процедура оформления документов в личном деле состоит из тех же этапов, что и при смене девичьей фамилии.

В инструкции о заполнении трудовых книжек содержится информация об исправлении ошибочных записей, но она не относится к титульному листу брошюры. Согласно 26 пункту инструкции фамилию работника можно изменить, основываясь на сведениях из полученных документов, имеющих юридическую силу, но вопрос ошибочных записей в данном документе не рассматривается.

При допущении ошибок в написании фамилии в трудовой книжке, которая выдается впервые, она уничтожается, а вместо нее заводится новая. При этом работодатель должен оплатить покупку нового экземпляра трудовой. Если книжка содержит неверные записи, оформленные на предыдущих местах профессиональной деятельности сотрудника, изменения вносятся с пометкой «исправленному верить». Правильность корректировки подтверждается подписью и печатью.

Смена фамилии сотрудницы: заявление, приказ и запись в трудовой книжке

Сотрудница принесла в отдел кадров свидетельство о заключении брака и паспорт, в котором указана ее новая фамилия. Понятно, что начать надо с заявления о смене фамилии. Без этого документа не может быть кадрового приказа о перемене персональных данных в связи с замужеством.

Образец заявления в отдел кадров о смене фамилии при вступлении в брак

Но чтобы ничего не выдумывать с нуля, проще использовать образец кадрового заявления о смене фамилии, разработанный нашими специалистами.

от бухгалтера
И.В. Стрешневой (Серафимовой)

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии вследствие вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Серафимова, новая фамилия – Стрешнева.

К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:

– копию свидетельства о заключении брака I-МП № 458153 от 22.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
– копию паспорта РФ серии 4515 № 423561, выданного 07 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения 772-052.

08.02.2018 Стрешнева И.В. Стрешнева

В данной ситуации основным необходимым документом выступает свидетельство о заключении брака:

Такой документ предоставит сотруднице ЗАГС (Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ). Также понадобится копия нового паспорта работницы, который ей выдаст паспортно-визовое отделение ОВД (УВД) соответствующей территории.

В ситуации смены фамилии по причине вступления в брак пройти процедуру обмена свидетельства можно лично либо через своего работодателя. Хотя жёсткая обязанность заменить его законом не установлена.

Чтобы не забыть включить все необходимые реквизиты в бланк рассматриваемого распоряжения, лучше использовать готовый образец приказа о смене фамилии в связи с вступлением в брак. Понятно, что составить нужный документ удобнее, используя бланк, разработанный специалистами и уже опробованный на практике. Вот он:

(ООО «АЛАРМ-СЕРВИС»)
______________________________________________________________________________

ПРИКАЗ № 24-к/18

о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника

г. Москва 22.01.2018

На основании свидетельства о браке I-МП № 458158 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы, паспорта гражданина РФ и личного заявления работника

изменить в учетных документах фамилию бухгалтера Серафимовой Инны Васильевны на фамилию Стрешнева.

Генеральный директор Збруев /П.Н. Збруев/

Порядок действий таков: старую фамилию нужно перечеркнуть одной чертой и рядом написать новую. Затем на форзаце (внутренняя сторона обложки) необходимо пояснить причину исправления. При этом обязательна ссылка на документы, послужившие основанием для внесения данных корректив (п. 2.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 и п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

• обязанность сообщать о факте смены фамилии есть в должностной инструкции работника, трудовом контракте или в локальном акте (например, положении о работе с персональными данными);
• в этих документах прямо указан срок, в течение которого работник обязан сообщить нанимателю о смене имени;
• сотрудник поставил свою подпись об ознакомлении с локальным актом или должностной инструкцией.

Смена фамилии сопровождается заменой большинства документов, содержащих персональные данные. Трудовую книжку полностью переоформлять не требуется, но исправления должны быть сделаны по определённым правилам.

Смена фамилии в трудовой книжке: действия работника

Как правило, человек меняет фамилию по трём причинам:

• замужество;
• расторжение брака;
• смена имени или фамилии по собственному желанию гражданина.

Процедура сопровождается заменой основных документов, которые содержат персональные данные гражданина — паспорта, свидетельства СНИЛС, водительского удостоверения и т. п. Но если гражданин официально трудоустроен, то предстоит внести изменения и в кадровые документы организации, в которой он работает.

Поэтому после получения документов с новыми данными работник должен уведомить своего работодателя о произошедших изменениях. А для того чтобы работодатель внёс исправления, нужно представить в кадровый отдел подтверждающие документы:

• новый паспорт;
• в зависимости от основания — свидетельство о заключении или расторжении брака, о смене имени.

Согласно пункту 26 Постановления правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» изменения должен вносить работодатель последнего места работы гражданина на основании представленных документов. Просто со слов кадровик не имеет права исправить данные в трудовой книжке. Очерёдность и сроки внесения исправлений в кадровых и бухгалтерских документах законом не регламентируются.

Как работодателю внести изменения в трудовую книжку работника

После того как работник представил подтверждающие документы, работодатель обязан приступить к внесению исправлений в трудовой книжке. Правила ведения и заполнения трудовых книжек регламентируются специальной инструкцией, утверждённой постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

На практике встречаются случаи, когда работник обращается в отдел кадров с просьбой исправить данные, а работодатель просит его написать заявление, в котором он официально просит внести изменения в его документацию. Закон не обязывает работника это делать. Согласно законодательству, работодатель в любом случае обязан внести соответствующие изменения в трудовую книжку. Однако процесс заполнения заявления не составляет особого труда. Всё же я рекомендую работнику писать такое заявление, поскольку оно сможет юридически обезопасить обе стороны в конфликтной ситуации.

Пошаговая инструкция для кадровика: как исправить фамилию

Алгоритм действий при внесении изменений следующий:

1. Согласно пункту 2.3 Правил, изменения вносятся на первую страницу трудовой книжки, где указаны персональные данные работника — титульный лист. Для этого необходимо одной тонкой чертой зачеркнуть неактуальные данные работника так, чтобы можно было прочесть написанное ранее. Рядом или сверху над зачёркнутой фамилией аккуратно вписать новые сведения. Фамилия аккуратно зачёркивается тонкой чертой, чтобы можно было прочесть ранее указанные сведения
2. На оборотной стороне обложки надо указать причину и основания, поясняющие, почему были внесены изменения, — дату, серию и номер документа, подтверждающего произошедшие изменения. Запись заверяется расшифрованной подписью руководителя, начальника отдела кадров или другого уполномоченного лица. В конце записи ставится печать организации или кадрового отдела (при наличии печати). На тыльной стороне обложки указываются основания, по которым внесены исправления в фамилию работника

Закон не требует сопровождать изменение фамилии в трудовой книжке изданием отдельного приказа. Но если внутренний документооборот предприятия предполагает такое действие, приказ оформляется. Им же можно распорядиться внести изменения в другие учётные документы и назначить ответственное за это лицо.

При смене персональных сведений о работнике придётся внести исправления и в другие документы, содержащие его данные. Как правило, ими являются:

• книга учёта движения трудовых книжек;
• лицевой счёт (форма № Т-54);
• личная карточка работника (форма № Т-2);
• трудовой договор и дополнительные соглашения.

Кроме того, не стоит забывать, что работодателю необходимо получить пенсионное свидетельство (СНИЛС) работника в случае, если он не произвёл замену документа самостоятельно.

При смене персональных данных работника важно помнить: работодатель внесёт необходимые исправления в трудовую книжку, но только после того, как работник представит ему документы, подтверждающие изменения.

Оцените статью: